O Escritório Mudou. Seus Indicadores Também?

Poucas funções foram mais impactadas na pós-pandemia do que gestão de Workplace Experience e Facilities. O modelo híbrido, hoje considerado o "novo normal” do mundo corporativo, mudou a relação entre colaboradores e o espaço físico onde trabalham. Isso mudou fundamentalmente a forma de gerir o escritório, necessitando um olhar diferente para uma gestão compatível com o mundo de hoje.

Por que os Indicadores mudaram após a pandemia?

Antes de 2020, a maior parte dos indicadores no mundo de Facilities era voltada para controle de espaço, custos operacionais, e manutenção do escritório tradicional. Hoje, equipes lidam com fluxos irregulares de presença, expectativas maiores de conforto e propósito, custos variáveis e a necessidade crescente de apoiar o colaborador — não apenas no escritório, mas durante toda a experiência de trabalho.

Quando falamos que “o futuro do trabalho está aqui”, na prática quer dizer que o que fazíamos antes não faz mais sentido hoje. Por isso, precisamos entender como gerir os escritórios levando em consideração o novo normal.

Indicador 1: Taxa de Utilização Real do Escritório — agora medida por propósito, não só por presença.

A utilização do escritório deixou de ser uma métrica de “ocupação média por dia” e passou a ser uma métrica de “quando e por que as pessoas escolhem vir”. 

Empresas com vários escritórios pelo mundo como a Microsoft mostraram que seus indicadores de presença física agora se concentram em analisar padrões ligados à colaboração e eventos entre equipes, ao invés de medir uma simples lotação. Isso significa que gestores de facilities precisam interpretar a utilização não como um número bruto, mas como um termômetro do valor percebido pelo colaborador em estar presencialmente no escritório.

E, faz muito sentido: uma “taxa de utilização” alta não tem muito valor, especialmente se essa política é forçada pela empresa. Ao invés disso, focar em engajamento é a métrica que importa; é a que pode dar retornos desproporcionais. 

Indicador 2: Nível de Satisfação com Serviços Internos — agora avaliado com foco na experiência diária.

O antigo indicador de satisfação com o escritório era genérico e anual. Algumas empresas faziam uma pesquisa anônima uma vez ao ano para coletar sugestões sobre o que poderia melhorar. Obviamente, sabemos que hoje o dia a dia é muito mais dinâmico.

Hoje, empresas conhecidas por seu foco em Workplace Experience, como a HubSpot, adotam pesquisas rápidas e contínuas (chamadas de pulse surveys) que medem a experiência do colaborador em dias específicos, avaliando fatores como conforto, suporte operacional, qualidade dos alimentos e percepção de bem-estar no local (detalhe: a entrevista é bem mais breve, mas acontece quase que semanalmente! Fica claro porque essa empresa consegue iterar e melhorar sua experiência de trabalho muito mais rápido do que suas concorrentes mais lentas). 

O padrão mudou porque a experiência presencial virou episódica, então cada dia no escritório precisa valer a pena. Equipes de Facilities agora precisam acompanhar essa métrica quase em tempo real!

3. Custo Operacional por Colaborador Presente — não mais por funcionário contratado

Um dos maiores impactos do regime híbrido foram os novos “picos de uso”. Quando antes o número de pessoas no escritório era extremamente previsível, hoje essa probabilidade não existe mais. Eventos pontuais, participações entre equipes, e treinamentos tornou essa gestão muito complexa e difícil de prever.

E mais: com picos de uso nas instalações da empresa, a infraestrutura geral pode sobrar em um dia, e faltar em outro! Isso obriga as equipes de Facilities a entender padrões semanais, ajustar contratos e renegociar serviços como limpeza, snacks e manutenção conforme o uso real, e não previsto. Lidar com uma demanda tão flutuante virou um novo (e grande) desafio para as empresas.

4. Indicador de Bem-Estar no Escritório — agora integrado a hábitos alimentares, energia, e saúde mental (NPS interno)

O bem-estar deixou de ser um benefício abstrato e passou a ser parte da meta de equipes de Workplace Experience. O escritório, se bem projetado e gerido, é uma das ferramentas mais poderosas da empresa para moldar e concretizar seus valores e sua cultura de maneira tangível. 

A Google foi uma das pioneiras de integrar alimentação, micro benefícios, e ergonomia e descanso como um pacote para elevar a experiência (e performance) de suas pessoas. No modelo híbrido, esse indicador se tornou ainda mais importante: quando o colaborador vai ao escritório poucas vezes por semana, um ambiente que contribua para sua saúde, disposição e capacidade de foco faz toda a diferença em sua performance. Isso inclui desde snacks saudáveis até a qualidade do ar, poluição sonora, luz natural e ergonomia.

Pode parecer muito, mas esse esforço em moldar uma experiência ideal dentro do escritório reduz o turnover, aumenta a performance, e melhora o clima organizacional da empresa. Existem poucos outros investimentos que dão um retorno tão alto!

Workplace Experience e Facilities são uma entrega contínua de valor, não apenas de infraestrutura

O trabalho híbrido forçou os líderes de Facilities e Workplace a mudarem a forma como medem o sucesso. A produtividade, bem-estar e satisfação agora dependem diretamente da qualidade da experiência presencial — e isso só é possível com indicadores atualizados e alinhados ao comportamento real das pessoas e onde trabalham.

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